COSTOS
Y PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO.
En el
presupuesto anual de mantenimiento hay una parte del costo que es aproximadamente
constante, como la mano de obra habitual o el costo de las reparaciones
programadas, pero hay costos que son variables y están relacionados con las
averías que se produzcan. No todos los años se producen las mismas averías ni
de la misma gravedad, por lo que el apartado referente a materiales y a
contratas puede variar sensiblemente de un año a otro.
Por otro lado, al realizar el
presupuesto anual de mantenimiento es importante entre distinguir entre los
costos iniciales de implantación, relacionados con la compra inicial de
herramienta, la compra de stock de repuestos y el periodo de formación personal,
que no se repite, y el costo anual, que se repite un año tras otro con algunas
variaciones.
Por último, en el presupuesto hay que tener en cuenta el
costo de grandes revisiones u otros gastos cuya periodicidad es mayor a la
anual, que no se pueden computarse como gastos de un solo año y que hay que
repetir entre los ejercicios que corresponda.
Todos estos aspectos habrá que tenerlos en cuenta al
elaborar el presupuesto anual, teniendo en cuenta que si el presupuesto es más
elevado de lo que realmente se requiere estará afectando a la cuenta de
resultados, pero si el presupuesto se queda corto y no aporta los suficientes
recursos para realizar un mantenimiento correcto no solo proliferarán las
averías, sino que además la vida útil de la planta disminuirá. Es pues un mal
negocio calcular mal el presupuesto de mantenimiento, ya sea al alza o a la baja.
De forma aproximada y solo para obtener una referencia
rápida previa, puede afirmarse que el costo anual de mantenimiento de una
planta industrial es proporcional al costo de las máquinas que contiene y de su
montaje, siendo independientes de otros conceptos, como los costos de terrenos,
permisos, obras externas, beneficios y márgenes comerciales de los
constructores (en contratos tipo EPC) o incluso, del valor de la producción o
de ingresos anuales. El costo anual de mantenimiento puede estimarse entre el
2% y el 3% del costo equipos + montaje. Tradicionalmente, hasta hace
relativamente pocos años, el costo mayor lo suponía el personal, con casi la
mitad de este presupuesto. hoy en día, en las plantas , los materiales y los
contratos externos suponen casi las 2/3 partes de mantenimiento de una planta
industrial.
Costos Operacionales. Costos Fijos y
Variables.
Los costos de operación son los gastos
que están relacionados con la operación de un negocio o para el funcionamiento de un dispositivo,
componente, equipo o instalación. Ellos son el costo de los recursos utilizados
por una organización sólo para mantener su existencia.
Los costos de
operación de los negocios.
Para una empresa comercial, los
costos de operación se dividen en dos grandes categorías:
1.
Costos Fijos: Son los
mismos si la operación está cerrada o funcionando a 100% de capacidad. Los
costos fijos incluyen elementos tales como el alquiler del edificio. Estos generalmente
tienen que pagar, independientemente de que estado se encuentra el negocio.
2.
Costos Variables: Son
los que se cancelan de acuerdo al volumen de producción, tal como la mano de
obra,(si la producción es baja, se contratan pocos empleados, si aumentan pues
se contrataran más y si disminuye, se despedirán), también tenemos la materia
prima, que se comprará de acuerdo a la cantidad que se esté produciendo.
En una empresa es recomendable controlar y disminuir los
costos fijos, ya que estos afectan económicamente la empresa, si esta está en
una etapa de recesión, tales costos fijos causaran perdida, de tal forma que
entre menos costos fijos tenga una empresa, mejor será la razón gastos-ingresos
que se tenga. El manejo de costos variables hace que la empresa se mucha más
adaptable a las circunstancias cambiantes del mercado, de la oferta.
Costos por Depreciación de Equipos.
Contablemente se considera a la
depreciación como un costo o gasto en que incurre una empresa por el uso de sus
activos fijos como edificios, vehículos, maquinaria, entre otros, y se utiliza
como procedimiento para reducir el valor de dichas inversiones haciendo cargos
que afectan al estado de resultados a través del tiempo.
Se considera como costo cuando los activos
que la generan se encuentran directamente involucrados en el proceso productivo
(Ejemplo: maquinaria). Es un gasto
cuando dichos activos no hacen parte directa en la producción de un bien o
servicio (Ejemplo: el vehículo que la empresa ha puesto a disposición del
gerente general).
La depreciación debe analizarse desde dos
puntos de vista:
1.
No reduce la posición de efectivo de una empresa, tal y como lo haría la
compra de materia prima, de materiales directos y otros rubros que sí afectan
la liquidez de la compañía.
2.
Sí afecta las utilidades operacionales del ejercicio y por lo tanto, a
las utilidades antes de impuestos.
Existen diferentes métodos para calcular
la depreciación. Sin embargo, el más
usado es la depreciación en línea recta.
El método aplicado depende de las estrategias y políticas de la empresa
en materia de liquidez y rentabilidad.
Una depreciación acelerada, por ejemplo, implica altos costos por
depreciación en los primeros años de vida del activo afectando las utilidades
operacionales y por consiguiente la rentabilidad de la empresa. Sin embargo, al disminuir las utilidades
operacionales los pagos por impuestos serán menores lo cual favorecerá a la
liquidez de la compañía.
Una depreciación lenta conlleva bajos
cargos al estado de de ganancias y/o pérdidas ocasionando unos resultados
operacionales mucho mayores que en el método de depreciación acelerado; en
términos de rentabilidad esta estrategia favorece a la compañía pero afecta a
la liquidez cuando se incrementan los cargos fiscales (impuestos).
En finanzas, la depreciación juega un
papel importante, especialmente en lo que se refiere a la elaboración de los
flujos netos de efectivo.
El siguiente ejemplo mostrará la
diferencia entre los flujos netos de efectivo y los ingresos o utilidades
contables de la organización:
ESTADO DE RESULTADOS
|
FLUJO DE EFECTIVO
|
||
Ventas
|
10 000
|
Ingresos por ventas
|
10 000
|
Costo de ventas (sin
depreciación)
|
6 500
|
Salidas
|
|
Utilidad bruta
|
3 500
|
Costo de ventas
|
6 500
|
Gastos de ventas
|
800
|
Gasto de ventas
|
800
|
Gastos administrativos
|
350
|
Gastos de administración
|
350
|
Depreciación del ejercicio
|
700
|
Intereses
|
250
|
Utilidad operacional
|
1 650
|
Impuestos
|
490
|
Intereses
|
250
|
Total salidas
|
8 390
|
Utilidad antes de impuestos
|
1 400
|
Flujo neto (ingresos/salidas)
|
1 610
|
Impuestos
|
490
|
||
Utilidad neta (ingresos contables)
|
910
|
||
Diferencia (depreciación)
|
700
|
||
La depreciación es un cargo que no
representa salida de efectivo; por lo tanto, debe añadirse nuevamente al
ingreso neto para obtener una estimación del flujo de efectivo proveniente de
las operaciones de la compañía. En consecuencia, la depreciación también es una
fuente interna de recursos; al no generar salida de efectivo, este costo hace
disminuir las utilidades operacionales y, por consiguiente, el pago de
impuestos. Esta es la razón por la cual
la depreciación es una fuente interna de recursos: genera ahorros tributarios.
Costos por Reparaciones.
Es el precio
pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o restaurar un
bien o un producto a un estado especifico. El sector de mantenimiento en la
planta o en la empresa puede ser considerado por algunos gerentes como un
gasto, para otros como una inversión en la protección del equipo físico, y para
algunos como un seguro de producción. La actitud del gerente pasará a sus
empleados (sean mecánicos u operarios) afectando directamente en los resultados.
Costos en el Mantenimiento.
Para tomar
decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un
administrador una de sus principales tareas será minimizar los costos, entonces
es importante conocer su componentes.
Los costos,
en general, se pueden agrupar en dos categorías:
1) Los costos que tienen relación directa con
las operaciones de mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de
obra, de materiales, de repuestos, de subcontratación, de almacenamiento y
costos de capital.
2) Costos por pérdidas de producción a causa de
las fallas de los equipos, por disminución de la tasa de producción y pérdidas
por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costo global
del mantenimiento.
Presupuesto de Mantenimiento.
El
presupuesto de un departamento de mantenimiento debería constar de al menos 4
partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas y servicios
contratados. Por supuesto, que puede haber subpartidas, otras divisiones, etc,
pero dividirlo en estas cuatro puede resultar sencillo y práctico.
1.
MANO DE OBRA.
2.
MATERIALES.
3.
HERRAMIENTAS Y MEDIOS TÉCNICOS.
4.
ASISTENCIAS EXTERNAS.
El
cumplimiento del presupuesto de estás cuatro partidas, la más difícil de estimar a
priori es la de materiales (repuestos y consumibles), ya que depende
enormemente de lo que se averíe. Esta es además una partida que depende mucho
del estado de la planta, de la implantación de técnicas preventivas, del diseño
y del montaje. En una estimación rápida, suele estar entre el 0,5 y el 2% del
inmovilizado, es decir, del valor de la planta. Es la que más posibilidades
tiene de optimización.
Otra partida
variable y problemática es la de asistencias externas. Depende enormemente de
la política de subcontratación, de la especialización y de la formación del
personal, y de la cantidad de técnicos de que disponga el departamento.
La de
personal, es fácil estimarla, pero se suelen cometer errores constantes en su
presupuestación que después crean enormes tensiones con la dirección financiera
o con quien sea responsable económico de la planta. Suele ser habitual no tener
en cuenta los costes de primas, horas extras, retenes, gastos de personal, y
también suele ser habitual no tener en cuenta que la inflación de la mano de
obra especializada es superior a la marcada para otros sectores o para el país.
La de medios, herramientas y alquiler de
equipos suele ser fácilmente presupuestable y presenta pocas desviaciones.
Control de Costos.
El primer paso para economizar, es un
control de costos eficiente: saber el volumen que comercializa el negocio
mensualmente, el valor del material comercializado, dónde fue comercializado
(alquiler), por quién (mano de obra) y los impuestos que se abonaron (ya sea
sobre la facturación o relacionados con cada transacción).
Es importante que el empresario que
afronta el alquiler de un local evalúe si es necesario o si podría economizar
eligiendo un punto más económico. Lo mismo ocurre con las materias primas. Es
conveniente evaluar si el stock está abastecido de material que tiene rotación.
En relación al trabajo, es esencial
asegurarse de que se está contratando por precio o por experiencia. Un
profesional barato va a costar menos, pero, por lo general, no lo ayudará tanto
como otros con experiencia: se está pagando un valor por un resultado. En esos
casos se puede exigir metas y desempeño.
Almacén
de Repuestos. Stock máximo y mínimo.
El stock de seguridad.
No siempre el
número de consumidores es el mismo, sin embargo, es posible elaborar
estadísticas semanales o incluso mensuales de clientes que se espera tener en
la tienda, a partir de este análisis se puede hacer un cálculo del stock mínimo
de seguridad que sería el número mínimo de existencias que se podrían tener en
el almacén de la tienda sin que se produjeran roturas de stock.
Este stock
mínimo será el que permita que la tienda siga proveyendo de servicio a los
consumidores, sin que estos noten carencias de servicio o sin que se rompa la
cadena del mismo. En el cálculo del stock mínimo se deben tener en cuenta
factores tales como el tiempo de entrega de nuevos pedidos, de forma que el
volumen de unidades se mantenga siempre dentro de unos límites, por lo
recomendable es asegurarse de hacer los pedidos antes de que el alcance el
stock mínimo, así, incluso ante un imprevisto la empresa puede seguir
manteniendo la calidad de sus servicios.
El stock máximo.
No todas las
empresas pueden almacenar el mismo volumen de mercancía, hay factores que hacen
que en algunos tipos de negocios se pueda hablar de toneladas de productos en
stock, mientras que en otras el número se reduce a apenas unas decenas o unas
centenas.
Sin embargo, en estos casos y en todo el
abanico de posibilidades que se encuentren entre estas, el stock máximo es la
cantidad máxima de mercancía que un negocio puede almacenar de forma
continuada.
Sistema
de Inventario para Mantenimiento.
INGRID es una aplicación destinada a la
gestión de activos urbanos y su posterior mantenimiento, que incorpora el
tratamiento geográfico de los datos y la gestión documental de la información,
lo que convierte a éste software en la herramienta de gestión más completa del
sector.
INGRID facilita la gestión
completa de:
·
Mantenimiento preventivo.
·
Mantenimiento correctivo.
·
Gestión de recursos humanos y de oficios.
·
Gestión de stocks de materiales destinados al
mantenimiento.
·
Control de equipos de maquinaria.
INGRID permite realizar una
gestión completa del mantenimiento teniendo como características principales
las siguientes:
·
Gestión documental de las órdenes de
mantenimiento.
·
Soporte de la información requerida para el
mantenimiento.
·
Gestión y consulta de las órdenes de trabajo.
·
Adaptación a la estructura del cliente y
escalabilidad en la gestión del mantenimiento.
Las gestiones
descritas permiten realizar el control y la planificación de los trabajos, la
asignación de tareas, mantener un histórico de los equipos y la maquinaria, así
como realizar un control de los consumos y rutas realizadas. INGRID cumple los
requerimientos del sistema de Calidad recogidos en las normas ISO 9000. Por
último, es conveniente destacar la gestión de las órdenes de trabajo que
permite, por un lado, atender las distintas necesidades del gestor/usuario:
·
Control de las órdenes de trabajo.
·
Consulta de las órdenes de trabajo pendientes.
·
Asignación de trabajos.
·
Gestión de materiales relacionados con las
órdenes de trabajo.
·
Listado de órdenes de trabajo diario.
·
Cuadrantes automatizados.
·
Gestión de turnos y de especialidades.
Y por otro, adaptar cualquier
estructura organizativa de mantenimiento:
1.- Cuadrante para mantenimiento preventivo y rutas.
2.- Configuración personalizada de órdenes de trabajo.
3.- Informes predefinidos al contexto.
4.- Gestión documental adicional al mantenimiento, normativas, seguridad y salud.
5.- Histórico de datos y órdenes de trabajo.
2.- Configuración personalizada de órdenes de trabajo.
3.- Informes predefinidos al contexto.
4.- Gestión documental adicional al mantenimiento, normativas, seguridad y salud.
5.- Histórico de datos y órdenes de trabajo.
