COSTOS Y PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO

COSTOS Y PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO.

En el presupuesto anual de mantenimiento hay una parte del costo que es aproximadamente constante, como la mano de obra habitual o el costo de las reparaciones programadas, pero hay costos que son variables y están relacionados con las averías que se produzcan. No todos los años se producen las mismas averías ni de la misma gravedad, por lo que el apartado referente a materiales y a contratas puede variar sensiblemente de un año a otro.

Por otro lado, al realizar el presupuesto anual de mantenimiento es importante entre distinguir entre los costos iniciales de implantación, relacionados con la compra inicial de herramienta, la compra de stock de repuestos y el periodo de formación personal, que no se repite, y el costo anual, que se repite un año tras otro con algunas variaciones.

Por último, en el presupuesto hay que tener en cuenta el costo de grandes revisiones u otros gastos cuya periodicidad es mayor a la anual, que no se pueden computarse como gastos de un solo año y que hay que repetir entre los ejercicios que corresponda.

Todos estos aspectos habrá que tenerlos en cuenta al elaborar el presupuesto anual, teniendo en cuenta que si el presupuesto es más elevado de lo que realmente se requiere estará afectando a la cuenta de resultados, pero si el presupuesto se queda corto y no aporta los suficientes recursos para realizar un mantenimiento correcto no solo proliferarán las averías, sino que además la vida útil de la planta disminuirá. Es pues un mal negocio calcular mal el presupuesto de mantenimiento, ya sea al alza o a la baja.

De forma aproximada y solo para obtener una referencia rápida previa, puede afirmarse que el costo anual de mantenimiento de una planta industrial es proporcional al costo de las máquinas que contiene y de su montaje, siendo independientes de otros conceptos, como los costos de terrenos, permisos, obras externas, beneficios y márgenes comerciales de los constructores (en contratos tipo EPC) o incluso, del valor de la producción o de ingresos anuales. El costo anual de mantenimiento puede estimarse entre el 2% y el 3% del costo equipos + montaje. Tradicionalmente, hasta hace relativamente pocos años, el costo mayor lo suponía el personal, con casi la mitad de este presupuesto. hoy en día, en las plantas , los materiales y los contratos externos suponen casi las 2/3 partes de mantenimiento de una planta industrial.

Costos Operacionales. Costos Fijos y Variables.

Los costos de operación son los gastos que están relacionados con la operación de un negocio o  para el funcionamiento de un dispositivo, componente, equipo o instalación. Ellos son el costo de los recursos utilizados por una organización sólo para mantener su existencia.

Los costos de operación de los negocios.

Para una empresa comercial, los costos de operación se dividen en dos grandes categorías:

1.      Costos Fijos: Son los mismos si la operación está cerrada o funcionando a 100% de capacidad. Los costos fijos incluyen elementos tales como el alquiler del edificio. Estos generalmente tienen que pagar, independientemente de que estado se encuentra el negocio.

2.      Costos Variables: Son los que se cancelan de acuerdo al volumen de producción, tal como la mano de obra,(si la producción es baja, se contratan pocos empleados, si aumentan pues se contrataran más y si disminuye, se despedirán), también tenemos la materia prima, que se comprará de acuerdo a la cantidad que se esté produciendo.

En una empresa es recomendable controlar y disminuir los costos fijos, ya que estos afectan económicamente la empresa, si esta está en una etapa de recesión, tales costos fijos causaran perdida, de tal forma que entre menos costos fijos tenga una empresa, mejor será la razón gastos-ingresos que se tenga. El manejo de costos variables hace que la empresa se mucha más adaptable a las circunstancias cambiantes del mercado, de la oferta.

Costos por Depreciación de Equipos.

Contablemente se considera a la depreciación como un costo o gasto en que incurre una empresa por el uso de sus activos fijos como edificios, vehículos, maquinaria, entre otros, y se utiliza como procedimiento para reducir el valor de dichas inversiones haciendo cargos que afectan al estado de resultados a través del tiempo.

Se considera como costo cuando los activos que la generan se encuentran directamente involucrados en el proceso productivo (Ejemplo: maquinaria).  Es un gasto cuando dichos activos no hacen parte directa en la producción de un bien o servicio (Ejemplo: el vehículo que la empresa ha puesto a disposición del gerente general).

La depreciación debe analizarse desde dos puntos de vista:

1.  No reduce la posición de efectivo de una empresa, tal y como lo haría la compra de materia prima, de materiales directos y otros rubros que sí afectan la liquidez de la compañía.

2.  Sí afecta las utilidades operacionales del ejercicio y por lo tanto, a las utilidades antes de impuestos.

Existen diferentes métodos para calcular la depreciación.  Sin embargo, el más usado es la depreciación en línea recta.  El método aplicado depende de las estrategias y políticas de la empresa en materia de liquidez y rentabilidad.  Una depreciación acelerada, por ejemplo, implica altos costos por depreciación en los primeros años de vida del activo afectando las utilidades operacionales y por consiguiente la rentabilidad de la empresa.  Sin embargo, al disminuir las utilidades operacionales los pagos por impuestos serán menores lo cual favorecerá a la liquidez de la compañía.

Una depreciación lenta conlleva bajos cargos al estado de de ganancias y/o pérdidas ocasionando unos resultados operacionales mucho mayores que en el método de depreciación acelerado; en términos de rentabilidad esta estrategia favorece a la compañía pero afecta a la liquidez cuando se incrementan los cargos fiscales (impuestos).

En finanzas, la depreciación juega un papel importante, especialmente en lo que se refiere a la elaboración de los flujos netos de efectivo.

El siguiente ejemplo mostrará la diferencia entre los flujos netos de efectivo y los ingresos o utilidades contables de la organización:

ESTADO DE RESULTADOS		FLUJO DE EFECTIVO
Ventas	10 000	Ingresos por ventas	10 000
Costo de ventas (sin depreciación)	6 500	Salidas
Utilidad bruta	3 500	Costo de ventas	6 500
Gastos de ventas	800	Gasto de ventas	800
Gastos administrativos	350	Gastos de administración	350
Depreciación del ejercicio	700	Intereses	250
Utilidad operacional	1 650	Impuestos	490
Intereses	250	Total salidas	8 390
Utilidad antes de impuestos	1 400	Flujo neto (ingresos/salidas)	1 610
Impuestos	490
Utilidad neta (ingresos contables)	910
Diferencia (depreciación)	700

La depreciación es un cargo que no representa salida de efectivo; por lo tanto, debe añadirse nuevamente al ingreso neto para obtener una estimación del flujo de efectivo proveniente de las operaciones de la compañía. En consecuencia, la depreciación también es una fuente interna de recursos; al no generar salida de efectivo, este costo hace disminuir las utilidades operacionales y, por consiguiente, el pago de impuestos.  Esta es la razón por la cual la depreciación es una fuente interna de recursos: genera ahorros tributarios.

Costos por Reparaciones.

Es el precio pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o restaurar un bien o un producto a un estado especifico. El sector de mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos gerentes como un gasto, para otros como una inversión en la protección del equipo físico, y para algunos como un seguro de producción. La actitud del gerente pasará a sus empleados (sean mecánicos u operarios) afectando directamente en los resultados.

Costos en el Mantenimiento.

Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un administrador una de sus principales tareas será minimizar los costos, entonces es importante conocer su componentes.

Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categorías:

1)  Los costos que tienen relación directa con las operaciones de mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de obra, de materiales, de repuestos, de subcontratación, de almacenamiento y costos de capital.

2)  Costos por pérdidas de producción a causa de las fallas de los equipos, por disminución de la tasa de producción y pérdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costo global del mantenimiento.

Presupuesto de Mantenimiento.

El presupuesto de un departamento de mantenimiento debería constar de al menos 4 partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas y servicios contratados. Por supuesto, que puede haber subpartidas, otras divisiones, etc, pero dividirlo en estas cuatro puede resultar sencillo y práctico.

1.      MANO DE OBRA.

2.      MATERIALES.

3.      HERRAMIENTAS Y MEDIOS TÉCNICOS.

4.      ASISTENCIAS EXTERNAS.

El cumplimiento del presupuesto de estás  cuatro partidas, la más difícil de estimar a priori es la de materiales (repuestos y consumibles), ya que depende enormemente de lo que se averíe. Esta es además una partida que depende mucho del estado de la planta, de la implantación de técnicas preventivas, del diseño y del montaje. En una estimación rápida, suele estar entre el 0,5 y el 2% del inmovilizado, es decir, del valor de la planta. Es la que más posibilidades tiene de optimización.

Otra partida variable y problemática es la de asistencias externas. Depende enormemente de la política de subcontratación, de la especialización y de la formación del personal, y de la cantidad de técnicos de que disponga el departamento.

La de personal, es fácil estimarla, pero se suelen cometer errores constantes en su presupuestación que después crean enormes tensiones con la dirección financiera o con quien sea responsable económico de la planta. Suele ser habitual no tener en cuenta los costes de primas, horas extras, retenes, gastos de personal, y también suele ser habitual no tener en cuenta que la inflación de la mano de obra especializada es superior a la marcada para otros sectores o para el país.

La de medios, herramientas y alquiler de equipos suele ser fácilmente presupuestable y presenta pocas desviaciones.

Control de Costos.

El primer paso para economizar, es un control de costos eficiente: saber el volumen que comercializa el negocio mensualmente, el valor del material comercializado, dónde fue comercializado (alquiler), por quién (mano de obra) y los impuestos que se abonaron (ya sea sobre la facturación o relacionados con cada transacción).

Es importante que el empresario que afronta el alquiler de un local evalúe si es necesario o si podría economizar eligiendo un punto más económico. Lo mismo ocurre con las materias primas. Es conveniente evaluar si el stock está abastecido de material que tiene rotación.

En relación al trabajo, es esencial asegurarse de que se está contratando por precio o por experiencia. Un profesional barato va a costar menos, pero, por lo general, no lo ayudará tanto como otros con experiencia: se está pagando un valor por un resultado. En esos casos se puede exigir metas y desempeño.

 Almacén de Repuestos. Stock máximo y mínimo.

 El stock de seguridad.

No siempre el número de consumidores es el mismo, sin embargo, es posible elaborar estadísticas semanales o incluso mensuales de clientes que se espera tener en la tienda, a partir de este análisis se puede hacer un cálculo del stock mínimo de seguridad que sería el número mínimo de existencias que se podrían tener en el almacén de la tienda sin que se produjeran roturas de stock.

Este stock mínimo será el que permita que la tienda siga proveyendo de servicio a los consumidores, sin que estos noten carencias de servicio o sin que se rompa la cadena del mismo. En el cálculo del stock mínimo se deben tener en cuenta factores tales como el tiempo de entrega de nuevos pedidos, de forma que el volumen de unidades se mantenga siempre dentro de unos límites, por lo recomendable es asegurarse de hacer los pedidos antes de que el alcance el stock mínimo, así, incluso ante un imprevisto la empresa puede seguir manteniendo la calidad de sus servicios.

El stock máximo.

No todas las empresas pueden almacenar el mismo volumen de mercancía, hay factores que hacen que en algunos tipos de negocios se pueda hablar de toneladas de productos en stock, mientras que en otras el número se reduce a apenas unas decenas o unas centenas.

Sin embargo, en estos casos y en todo el abanico de posibilidades que se encuentren entre estas, el stock máximo es la cantidad máxima de mercancía que un negocio puede almacenar de forma continuada.

Sistema de Inventario para Mantenimiento.

INGRID es una aplicación destinada a la gestión de activos urbanos y su posterior mantenimiento, que incorpora el tratamiento geográfico de los datos y la gestión documental de la información, lo que convierte a éste software en la herramienta de gestión más completa del sector.

INGRID facilita la gestión completa de:

·         Mantenimiento preventivo.

·         Mantenimiento correctivo.

·         Gestión de recursos humanos y de oficios.

·         Gestión de stocks de materiales destinados al mantenimiento.

·         Control de equipos de maquinaria.

INGRID permite realizar una gestión completa del mantenimiento teniendo como características principales las siguientes:

·         Gestión documental de las órdenes de mantenimiento.

·         Soporte de la información requerida para el mantenimiento.

·         Gestión y consulta de las órdenes de trabajo.

·         Adaptación a la estructura del cliente y escalabilidad en la gestión del mantenimiento.

Las gestiones descritas permiten realizar el control y la planificación de los trabajos, la asignación de tareas, mantener un histórico de los equipos y la maquinaria, así como realizar un control de los consumos y rutas realizadas. INGRID cumple los requerimientos del sistema de Calidad recogidos en las normas ISO 9000. Por último, es conveniente destacar la gestión de las órdenes de trabajo que permite, por un lado, atender las distintas necesidades del gestor/usuario:

·         Control de las órdenes de trabajo.

·         Consulta de las órdenes de trabajo pendientes.

·         Asignación de trabajos.

·         Gestión de materiales relacionados con las órdenes de trabajo.

·         Listado de órdenes de trabajo diario.

·         Cuadrantes automatizados.

·         Gestión de turnos y de especialidades.

Y por otro, adaptar cualquier estructura organizativa de mantenimiento:

1.-  Cuadrante para mantenimiento preventivo y rutas.
 2.- Configuración personalizada de órdenes de trabajo.
 3.- Informes predefinidos al contexto.
 4.- Gestión documental adicional al mantenimiento, normativas, seguridad y salud.
5.- Histórico de datos y órdenes de trabajo.